Site Loader
Gedung JX-Expo R-7 Jl Ahmad Yani 99 Surabaya- Jawa timur 60234

Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

Tujuan dari office automation ialah :

* Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi

* Menaikkan produktifitas

* Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar organisasi

* Mengurangi penghentian kerja

Pengguna office autmation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor. Pengguna office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :

1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Pegawai Administratif

Aplikasi Office Automation

Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :

1. Payroll
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data gaji pegawai, sehingga memungkinkan manajer lebih mudah dan lebih efisien waktu dalam mengolah data gaji pegawai . Didalam payroll ini terdapat 6 menu diantaranya :

  • Kepegawaian

Pada menu kepegawaian yang berfungsi sebagai mencatat atau menampilkan data pegawai dan jabatan pegawai terdapat beberapa sub menu yang mempunyai fungsi sebagai:

  1. Data Pegawai : Yang berfungsi menambahkan data pegawai dan menampilkan data pegawai
  2. Formasi Jabatan Pegawai : Berfungsi sebagai penambahan data jabatan pegawai dan setting data jabatan
  3. Pegawai Non Aktif ; Mengumpulkan data data pegawai pegawai yang sudah tidak aktif
  • Presensi

Pada menu presensi terdapat beberapa sub menu diantaranya :

  1. Jadwal Shift Kerja : Membuat shift kerja dan menmpilkan shift kerja
  2. Form Edit Absensi : Membuat data absensi dan menampilkan data absensi
  3. Ketidakhadiran : Merekap data absensi dan mengkalkulasi dan mengolah data absensi menjadi data ketidakhadiran.
  • SPKL

Pada menu SPKL terdapat sub menu yang diantaranya :

  1. Buat SPKL : Membuat data SPKL dan menampilkan
  2. Verifikasi Lembur : Memverifikasi data lembur
  3. SPKL Kepegawaian : Menerbitkan data SPKL yang sudah diverifikasi
  • Cuti Online

Cuti online sendiri mempunya beberapa sub menu diantaranya

  • Pengajuan Cuti
  • Input Cuti Kepegawaian
  • Persetujuan Cuti 1
  • Persetujuan Cuti 2
  • Payroll

Pada menu payroll merupakan menu untuk setting gaji pegawai, payroll sendiri mempunyai 6 sub menu diantaranya:

  • Master Komponen Gaji : Menambahkan master data komponen gaji
  • Transfer Data Absensi ke Payroll : Mentransfer data absensi ke data gaji
  • Input Komponen Gaji tidak tetap : Mengisi data komponen data gaji tidak tetap
  • Proses Lembur Bulanan : Mengisi data lembur bulanan
  • Proses Pph21 : Memproses data Pph21
  • Laporan

Pada menu laporan terdapat 5 sub menu diantaranya :

  • Laporan Kepegawaian : Pada laporan kepegawaian adalah rekap pegawai tersebut dalam sebulan/setahun
  • Laporan Presensi : Pada laporan presensi adalah rekap data absensi pegawai
  • Laporan SPKL : Pada laporan SPKL menampilkan data SPKL pada pegawai jumlah surat SPKL terbit
  • Laporan Payroll :Laporan gaji pegawai beserta komponen lembur potongan absensi dan keterlambatan
  • Laporan Cuti :Laporan cuti pegawai dan jumlah berapa cuti pegawai tersebut

2. E-Office
Menyediakan kemudahan dalam melakukan komunikasi dan kordinasi pekerjaan diinternal, Menyediakan fasilitas untuk menampilkan berita internal, pengumuman, artikel dan kebijakan yang terintegrasi dengan website pusat , Menyediakan fasilitas untuk mempermudah pembuatan dan pengiriman undangan dan memo dinas , Meningkatkan efisiensi kerja dengan penerapan  Online Document yang  mendukung konsep paperless. Berikut menu yang terdapat pada E-Office diantaranya :

  • Surat Masuk

Pada menu surat masuk terdapat 5 sub menu diantaranya :

  • Inbox : Menu inbox sendiri hanya menampilkan pesan saja tanpa bisa membuat hanya menmpilkan
  • Surat Masuk : Membuat surat dan menampilkan d
  • Verivikasi Surat
  • Cari Surat Masuk
  • Arsip
  • Pembuatan Surat

Pada menu pembuatan surat terdaapat 7 sub menu diantaranya :

  • Konsep
  • Verifikasi Konsep
  • Pengetikan
  • Pengesahan
  • Pengarsipan
  • Agenda
  • Arsip
  • Memo

Pada menu memo sendiri terdapat 3 sub menu diantaranya :

  • Inbox Memo
  • Pembuatan Memo
  • Cari Memo
  • SPPD

Pada menu SPPD terdapat 6 sub menu diantaranya :

  • Reguler
  • Pindah
  • RBP
  • Realisasi,visum,LPPD
  • Evaluasi Laporan
  • Report
  • SPPD Non Pegawai

Pada menu SPPD no pegawai terdapat 4 sub menu diantaranya :

  • Pembuatan
  • Persetujuan
  • RBP
  • Realisasi,visum,LPPD
  • Rapat

Pada menu rapat terdapat 5 sub menu diantaranya :

  • Inbox undangan rapat
  • Pelaksanaan Rapat
  • Verifikasi Rapat
  • Tindak Lanjut Rapat
  • Monitoring Rapat
  • Surat Tugas

Pada surat tugas terdapat 3 sub menu diantaranya :

  • Pembuatan Surat Tugas Non SPPD
  • Inbox Surat Tugas
  • Monitoring Surat Tugas
  • Surat Ijin Keluar
  • Pembuatan surat ijin keluar
  • Persetujuan surat ijin keluar
  • Verifikasi surat ijin keluar
  • Surat Terlambat
  • Pembuatan surat terlambat
  • Persetujuan surat terlambat
  • Pengesahan surat terlambat
  • Surat Teguran

Pada menu surat teguran terdapat 3 sub menu diantaranya :

  • Pembuatan surat teguran
  • Inbox surat teguran
  • Pengesahan surat teguran
  • Surat Peringatan

Pada menu surat peringatan terdapat 4 sub menu diantaranya :

  • Pembuatan surat peringatan
  • Inbox surat peringatan
  • Pengesahan surat peringatan
  • Monitoring surat teguran dan peringatan
  • Surat Kendaraan

Pada menu surat kendaraan terdapat 3 sub menu diantaranya :

  • Pembuatan surat kendaraan
  • Persetujuan atasan surat kendaraan
  • Persetujuan user kendaraan

3. Restitusi Kesehatan
Restitusi kesehatan adalah permohonan pengembalian pembayaran kesehatan yang diajukan di instansi kesehatan yang kolaborasi dengan perusahaan tersebut.Berikut adalah menu dari restitusi keshatan terdapat 6 menu diantaranya :

  • Administrasi
  • Pengajuan
  • Verifikasi
  • Persetujuan
  • Permintaan pembayaran
  • Laporan

4. Akutansi
Akuntansi perusahaan adalah proses akuntansi yang didedikasikan untuk operasional suatu perusahaan. Akuntansi perusahaan juga dilakukan untuk memastikan aktivitas keuangan perusahaan mematuhi hukum dan peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah, memastikan kegiatan bisnis selaras dengan kebijakan organisasi, dan menghasilkan laporan yang digunakan untuk membuat keputusan strategis bagi perusahaan. Adapun kegiatan utama dalam akutansi

  • Membuat dan Mengelola Sistem Akuntansi Perusahaan
  • Mengatur biaya tertentu
  • Mengelola data hutang
  • Mengelola piutang usaha

Untuk modul akutansi sendiri terdapat 5 menu diantaranya :

  • Master
  • Transaksi
  • Pengakuan
  • Verifikasi AK
  • Laporan

Post Author: admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *